Какие инструменты используют Google, Apple, Microsoft для эффективных коммуникаций

Корпоративная культура может быть  стратегическим преимуществом вашей компании в такое нестабильное время.  Поэтому важно сосредоточиться не только на том, о чем вы общаетесь, но и на том, как вы это передаете.

 1. Планируйте, разрабатывайте стратегию и планируйте коммуникации

Что вы хотите, чтобы внутренние коммуникации помогали вашей команде и вашей компании? Как вы добьетесь цели? Где вы находитесь прямо сейчас и что нуждается в улучшении? Как скоро вы хотели бы достичь своих целей?

Прежде всего, используйте свои ответы на эти типы вопросов для создания внутренней коммуникационной стратегии. Хорошо сформулированная стратегия должна держать вас в курсе событий и повышать эффективность достижения успеха в области внутренних коммуникаций. По крайней мере, это даст вам представление о том, с чего начать.

2. Используйте правильные инструменты коммуникации

Я глубоко верю в то, что любой инструмент, улучшающий коммуникацию, оказывает глубокое влияние на то, как люди могут учиться друг у друга.

– Билл Гейтс

Инструменты, способствующие передовой практике в области внутренних коммуникаций, включают:

• Избегайте перегрузки электронной почты с помощью визуальных коммуникаций - цифровых вывесок
• Внедряйте программное обеспечение для корпоративного чата, такого как Slack, Microsoft Teams или Google Hangouts.
• Применяйте  по возможности облачные технологии, такие как Google Диск.
• Используйте одну платформу для всей вашей электронной почты, календарей, документов и т. д. (например, Google, Apple, Microsoft)

3.    Будьте наглядными

По статистике визуальная форма подачи информации более удобна для восприятия и производит более длительное впечатление, чем текст. Вместо того, чтобы печатать плакаты, используйте цифровые технологии: установите телевизоры в офисах для более эффективного способа донесения информации до вашей целевой аудитории.

Рассмотрите возможность использования специального облачного программного обеспечения для цифровых вывесок, такого как Enplug, для отображения визуальных элементов в вашем офисе. Эти экраны могут использоваться для различных целей, например:

• информирования вашей команды о новостях компании, вакансиях, показателях продаж и маркетинга или не относящейся к компании информации, такой как последние новости и погода;
• вдохновения своей команды отображением целей, достижений или при помощи мотивационных цитат
• развлечения своей команды лентами социальных сетей, живыми стенами хэштегов

4. Сделайте общение интересным

Веселье лежит в основе того, как мне нравится заниматься бизнесом, и оно было ключом ко всему, что я делал с самого начала.

Ричард Брэнсон

Исчезло представление о том, что это называется «работой» не просто так, и это не должно быть весело. На самом деле, опрос PGi 2013 года показал, что 88% миллениалов хотят работать в “веселой и социальной рабочей среде”. Аналогичным образом, 90% рабочих мест поколения Z ценят рабочие места, которые предлагают возможности для общения с людьми. Работа может быть веселой, но также и продуктивной, и это включает в себя внутренние коммуникации.

Например, у Enplug есть канал в Slack под названием 2случайный», где члены команды могут делиться дурацкими новостями, забавными видео на YouTube и всем остальным, что они находят забавным. Это интересный способ для работников выпустить пар, создавая при этом чувство товарищества.

5.    По возможности используйте показатели.

Возможность количественно оценить и увидеть, как работает компания, может творить чудеса с чувством сопричастности вашей команды. Метрики должны информировать сотрудников о текущей и прошлой деятельности компании, тенденциях в производительности, целях, которые необходимо достичь, и достигнутом прогрессе. Вы можете использовать цифровые вывески для отображения показателей по всему офису. Мотивируйте свою команду на разных уровнях, демонстрируя показатели компании, отделов или даже отдельных лиц.

6. Не теряйте из виду общую картину

Обращение к высшей цели помогает всем объединиться и лучше работать вместе.

Фрэн Майер, Основатель, Match.com

Передача конкретной, адресной информации – э то фантастика, но это может произойти за счет отсутствия общих целей, миссии и других компонентов культуры вашей компании. В дополнение к повседневным делам обязательно сообщайте о важных идеях, чтобы сотрудники помнили о них. Включите свое видение в электронные письма, цифровые дисплеи или внутренние информационные бюллетени, чтобы напомнить вашей команде о более широкой картине. В конце концов, они являются важной частью чего-то большего, чем они сами.

7. Обеспечьте каналы для обратной связи и идей

Наше секретное оружие для создания лучшей культуры - это открытая и честная обратная связь. Каждый член команды вносит свой вклад в нашу жизнь в HelloSign каждый день, поэтому для нас крайне важно знать, что работает, и, что более важно, что не работает, чтобы мы могли постоянно совершенствоваться.

Знаете ли вы, что «обратная связь» - это самое короткое слово в английском языке, содержащее буквы a-b-c-d-e-f? Помимо этого интересного факта, обратная связь жизненно важна для выживания и успеха любой компании. Это, конечно, включает в себя отзывы клиентов, но также и отзывы сотрудников.

Какова ценность мысли или идеи, если она никогда не выражается? Обязательно предоставьте вашей команде каналы для обратной связи и обмена идеями, будь то в отношении рабочего места, текущего продукта, потенциальных будущих продуктов или компании в целом. Это может быть форум компании, специальный канал в программном обеспечении для чата вашей компании, доска объявлений в офисе или облачный сервис. Без этих каналов можно упустить блестящие идеи и полезную критику, которые ни одна компания не должна позволить себе потерять.

8. Поощряйте межведомственную коммуникацию и сотрудничество

Эффективная коммуникация является важным компонентом профессионального успеха, будь то на межличностном, межгрупповом, внутригрупповом, организационном или внешнем уровне.

Майк Майетт, основатель и председатель правления N2Growth

Если одна из ваших целей в области внутренних коммуникаций заключается в том, чтобы ваши сотрудники учились друг у друга, то межведомственная коммуникация является ключевой. Проведите сессию вопросов и ответов или специальную встречу между различными отделами, чтобы они могли общаться, сотрудничать и делиться информацией. Например, Unplug регулярно проводит в отделе сеансы вопросов и ответов, на которых сотрудники могут задавать вопросы другой команде, кроме своей собственной. В дополнение к тому, что мы узнали, это позволяет отделам не чувствовать себя изолированными друг от друга.

9. Избегайте перегрузки связи

Эффективная внутренняя коммуникация связывает людей не только друг с другом, но и с нужной информацией в нужное время.

Марийн Деурлу, генеральный директор, журнал

Эпоха интернета предоставила нам доступ к большему количеству информации и мгновенной переписке, что может быть как благословением, так и проклятием. С помощью внутренних коммуникаций думайте меньше - значит больше. Делайте все просто, кратко и по существу. Подумайте о том, чтобы реже рассылать свой внутренний информационный бюллетень или показывать меньше показателей. Сосредоточьтесь на отправке нужной информации нужным людям в нужное время. Ваша команда будет вам благодарна.

10. Не просто информируйте – вдохновляйте на действия

Компании, которые хотят оставаться конкурентоспособными и успешными, должны обеспечить, чтобы они вовлекали, мотивировали и вдохновляли коллег.

Виктория Регард, Руководитель отдела внутренних коммуникаций Virgin Atlantic Airways

В первую очередь необходимо проинформировать свою команду, но ваши методы внутренней коммуникации в конечном итоге должны привести к действиям. Как упоминает Виктория Реард из Virgin Atlantic в приведенной выше цитате, внутренние коммуникации должны вовлекать, мотивировать и вдохновлять вашу команду на то, чтобы идти дальше и дальше.

Включайте призывы к действию в сообщения

Делитесь мотивационными цитатами, миссией и целями вашей компании и т.д.

Предлагайте вознаградить отдельных лиц или команды за определенные достижения

11. Откройте линии связи

Коммуникация не всегда может следовать модели «сверху вниз». Учитывая текучесть информации в современном бизнесе, лидеры должны быть искусными слушателями; они должны уметь, как получать, так и отправлять.

Джозеф Бадаракко, профессор деловой этики, Гарвардская школа бизнеса

Не ограничивайте свою «политику открытых дверей» только вашим физическим офисным помещением. Ваша система внутренних коммуникаций должна позволять любому сотруднику легко связаться с другим сотрудником компании, включая высшее руководство. Когда вы открываете линии связи таким образом, члены команды будут чувствовать себя желанными гостями для общения друг с другом, а не запуганными. Независимо от того, являетесь ли вы крупной корпорацией или стартапом, эта практика внутренних коммуникаций устраняет пробелы и помогает строить восприимчивые, честные отношения между сотрудниками.

12. Поддерживайте прозрачность

«Прозрачность начинается с изменения мышления».

– Кеван Ли, Создатель контента, Буфер

Прозрачность - это больше, чем просто политика, это мышление. Прозрачность имеет решающее значение для ваших внутренних коммуникаций, потому что она способствует доверию, подотчетности и открытому диалогу. Если ваша команда чувствует, что ее оставляют в неведении по некоторым вопросам, они могут бояться задавать вопросы и делиться своими мыслями по этим вопросам. Конечно, не вся информация может быть доступна всем, но поддержание хотя бы некоторой прозрачности может оказать огромное влияние на гармонию и взаимопонимание внутри вашей компании.

13. Поощряйте использование социальных сетей, связанных с компанией

На самом деле отказ от использования социальных сетей на рабочем месте начинает иметь примерно такой же смысл, как отказ от использования телефона или электронной почты.

 Райан Холмс, основатель и генеральный директор Hootsuite

Мы знаем, о чем вы, возможно, думаете: «Социальным сетям нет места на рабочем месте». Однако, что, если мы скажем вам, что это действительно следует каким-то образом поощрять? Попросите свою команду поделиться фотографиями, на которых они работают и веселятся в офисе, на Facebook, Twitter, Instagram и т.д., И пометьте официальную страницу компании. Это отлично подходит не только для вовлеченности и морального духа сотрудников, но и для раскрытия информации о компании и для того, чтобы показать, кто вы и чем занимаетесь.

14. Делитесь отраслевыми новостями, тенденциями и идеями

Если вы не дадите людям информацию, они придумают что-нибудь, чтобы заполнить пустоту.

Карла О'Делл, генеральный директор Американского центра производительности и качества

Ваша команда - это не просто часть компании, это часть отрасли. Все члены команды должны быть в курсе последних новостей отрасли, от вашего генерального директора до веб-дизайнера. Поощряйте их делиться друг с другом новостями, тенденциями рынка, мнениями и другими рекламными материалами, связанными с отраслью. Как и в случае с № 6, вы хотите, чтобы ваша команда чувствовала, что они вносят свой вклад в нечто большее, чем они сами, и что они являются проводниками изменений, которые являются мощными мотиваторами.

Используйте внутренние коммуникации, чтобы признавать и хвалить успех

15. Признание не является дефицитным ресурсом. Вы не можете использовать его или исчерпать его.

Сьюзан М. Хитфилд, эксперт по персоналу, About.com

Малейшая похвала может иметь большое значение, особенно в эпоху, когда сотрудники хотят чувствовать, что их ценят и ценят. Один из опросов, проведенный Американской психологической ассоциацией, показал, что сотрудники, которые чувствуют себя ценными, сообщают о “более высоком уровне вовлеченности, удовлетворенности и мотивации”, так что это определенно то, во что стоит инвестировать. Это может быть так же просто, как объявить об индивидуальных или ведомственных успехах через ваше программное обеспечение для чата, внутреннюю рассылку новостей или другие каналы. Эта передовая практика полезна не только для морального духа сотрудников, но и для производительности и роста вашей компании.

16. Создайте ориентированную на клиента команду с персонами

Лучший способ помочь членам команды сосредоточиться на клиентах? Оживите клиентов.

Элисон Дэвис, генеральный директор и основатель Davis & Company

Элисон предлагает использовать лучшие практики в области внутренних коммуникаций для согласования ваших сотрудников с клиентами. Создайте «профили типичных клиентов» с фотографиями, демографическими данными, симпатиями и антипатиями, включая то, какие телешоу они смотрят («Ходячие мертвецы» или «Аббатство Даунтон») и закуски, которые они предпочитают (эдама или вяленая говядина?). Таким образом, клиенты становятся яркими, осязаемыми. Часто делитесь этими персонажами со своей командой – в разговорах, информационных бюллетенях или даже с помощью цифровых вывесок в ваших офисах.

17. Содействие ресурсам и обучению сотрудников

Сотрудники хотят знать, что их компания вкладывает столько же средств в их личное и профессиональное развитие, сколько и они сами. Сообщайте, какие ресурсы предоставляет ваша компания, чтобы сотрудники не упускали фантастические возможности.

Белен Алеман, Менеджер Программы Обучения и развития, Таллая вода Сан-Франциско

Ваши внутренние коммуникации должны последовательно сообщать, какие преимущества и ресурсы доступны сотрудникам. Это может включать в себя все: от базового медицинского страхования и планов  до семинаров, спонсируемых компанией, возможностей для обучения за пределами предприятия и семинаров по построению карьеры. Используйте комбинацию электронной почты, чата, цифровых вывесок, внутренних блогов или личных встреч в команде, чтобы донести информацию. Поощряя сотрудников инвестировать в свое личное и профессиональное развитие через вашу компанию, каждый получает выгоду в долгосрочной перспективе.

Цели обучения также могут быть формализованы отдельными лицами с помощью их менеджеров. Оттуда можно организовать такие мероприятия, как дни открытых дверей или регулярные учебные синхронизации. Синхронизация обучения происходит с любым, кто может предложить вам что-то для достижения ваших целей обучения. Как менеджер, вы можете познакомить членов своей команды с теми, кто может предложить неформальный коучинг или наставничество в этих синхронизациях. Эти учебные синхронизации также могут принимать форму чего-то вроде книжного клуба. Составьте список полезных книг и тем, которые интересуют людей, и документируйте полученные знания для распространения среди более широкой аудитории компании.

Дни открытых дверей также могут быть отличным местом для неформальных дискуссий, особенно если команды распределены по разным географическим регионам. В SoundCloud есть дни открытых дверей, которые любой желающий может объявить и настроить в интранете компании. Формат является гибким, когда команды могут обмениваться информацией с другими командами, с которыми они могут не часто взаимодействовать.

18. Думайте как маркетолог

“Настало время для сотрудников-коммуникаторов начать мыслить как маркетологи, предоставляя правильную информацию нужному сотруднику в нужное время по правильному каналу”.

— Шел Хольц, директор по внутренним коммуникациям и адвокат

Как говорит Дэн Вудс, генеральный директор Evolved Media: “Spotify знает, что мы слушаем. Netflix может предсказать, что мы будем смотреть. Uber точно знает, когда и где нас забрать. Все эти инструменты облегчают нашу нерабочую жизнь. Так почему же мы все еще полагаемся на устаревшие методы общения с сотрудниками?”

Мы должны использовать данные, чтобы знать, что нужно сотрудникам и когда им это нужно. По крайней мере, десять лет назад домашняя страница IBM в интрасети содержала информацию о том, что делал отдельный сотрудник в тот день, и ссылки на ресурсы, помогающие сотруднику это сделать. Сегодня такой вид коммуникации должен быть предельно простым по многим каналам -с данными, которые позволяют нам ориентировать соответствующий контент на нужных сотрудников.

Однако нам нужно продать концепцию руководству, если мы хотим получить бюджет, необходимый для предоставления такого рода опыта сотрудникам. Перезапуск старой интрасети не приведет к ее сокращению. Мы должны придерживаться того же подхода к персонализированному общению с сотрудниками, что и наши друзья по маркетингу с клиентами.

Материал впервые опубликован на ресурсе:  https://blog.enplug.com/internal-communications-best-practices